💼 Client : HillRom
📍 Destinations : Rennes, Salon-de-Provence, Bandol, Toulouse et Nancy
👥 Participants : 400 personnes
🎯 Objectif : présenter une nouvelle gamme de lits médicalisés au plus près des participants
🎁 Format : Road show produit – 5 villes en France

Un road show national pour présenter de nouveaux produits

Pour accompagner la présentation de ses nouveaux lits médicalisés, HillRom souhaitait organiser plusieurs rencontres régionales à travers la France.

L'objectif était d'aller directement à la rencontre des participants dans différentes régions, tout en conservant une organisation et une qualité d'accueil homogènes d'une étape à l'autre.

Com' des Idées a accompagné HillRom dans le déploiement de ce road show événementiel réunissant 400 participants dans 5 villes : Rennes, Salon-de-Provence, Bandol, Toulouse et Nancy.

5 étapes régionales à travers la France

Le principe du road show permettait à HillRom de présenter ses produits au plus près de son public sans organiser un unique événement national imposant de longs déplacements aux participants.

Chaque étape devait cependant répondre au même cahier des charges et permettre l'accueil des participants ainsi que la présentation des équipements dans de bonnes conditions.

- Rennes, Salon-de-Provence, Bandol, Toulouse et Nancy

Pour chacune des cinq destinations, Com' des Idées a recherché les lieux correspondant aux besoins de l'événement et organisé, lorsque cela était nécessaire, les solutions d'hébergement associées.

L'enjeu était de construire un dispositif cohérent à l'échelle nationale, tout en tenant compte des particularités de chaque destination.

Trouver des lieux adaptés à des produits lourds et volumineux

Cette réalisation présentait une particularité majeure : les produits présentés étaient des lits médicalisés, avec des contraintes importantes liées à leurs dimensions et à leur poids.

La recherche des lieux ne pouvait donc pas se limiter à leur capacité d'accueil ou à la qualité de leurs espaces événementiels.

- Anticiper les contraintes logistiques dès la recherche du lieu

Accessibilité des espaces, acheminement des équipements et configuration des zones de présentation faisaient partie des critères déterminants dans la sélection des établissements.

Chaque lieu devait permettre l'installation et la manipulation des produits dans des conditions adaptées, sans compromettre la fluidité de l'événement.

C'est précisément dans ce type de projet que la recherche événementielle prend toute son importance : un lieu peut être parfaitement adapté à une présentation classique et devenir totalement inapproprié lorsqu'il faut y acheminer du matériel particulièrement lourd ou encombrant.

L'anticipation de ces contraintes en amont permet d'éviter les difficultés techniques et logistiques au moment de l'installation.

Une plateforme d'inscription dédiée aux 5 étapes

Avec 400 participants répartis entre plusieurs villes, la gestion des inscriptions devait également être centralisée.

Com' des Idées a créé un site d'inscription en ligne dédié au Road Show HillRom, présentant les informations et modalités correspondant à chacune des destinations.

Les participants pouvaient ainsi retrouver les informations concernant leur étape et s'inscrire directement en ligne.

Pour l'organisation, ce dispositif permettait de centraliser le suivi des inscriptions tout au long du road show.

Une organisation centralisée pour un événement multi-villes

L'organisation d'un road show implique de reproduire un même dispositif dans plusieurs destinations tout en composant avec des lieux, des prestataires et des contraintes différentes.

La coordination globale est donc essentielle.

Pour HillRom, Com' des Idées a accompagné le projet sur ses différentes composantes :

• recherche des lieux dans les 5 villes ;
• vérification de leur compatibilité avec les contraintes des produits présentés ;
• recherche des hébergements lorsque nécessaire ;
• création du site d'inscription ;
• centralisation des informations participants ;
• coordination des différentes étapes du road show.

L'objectif : permettre à HillRom de disposer d'un interlocuteur unique pour le déploiement de son événement dans plusieurs régions françaises.

Road show produit : quand la logistique fait partie intégrante de l'événement

L'organisation d'un road show de lancement ou de présentation de produits nécessite parfois d'aller bien au-delà de la recherche d'une salle.

Dimensions, poids, accès techniques, possibilités de livraison ou configuration des espaces peuvent déterminer la faisabilité même de l'événement.

Cette réalisation HillRom illustre l'intérêt d'intégrer ces paramètres dès la conception du road show et la sélection des lieux, particulièrement lorsque les produits doivent eux-mêmes voyager de ville en ville.

👉 Découvrez également nos réalisations de road shows en France et notre expertise dans l'organisation d'événements multi-villes.

Vous souhaitez organiser un road show produit en France ?

Lancement d'une nouvelle gamme, démonstration de produits, tournée clients, rencontre avec votre réseau ou présentation d'équipements techniques : chaque road show nécessite une organisation adaptée au produit et à son public.

Com' des Idées vous accompagne dans la recherche des lieux et la coordination des différentes étapes de votre tournée, en intégrant dès le départ les contraintes logistiques et techniques propres à votre événement.

- Un projet avec des contraintes particulières ?

Produits volumineux, équipements lourds, accès techniques spécifiques, plusieurs destinations ou hébergement des participants : présentez nous votre cahier des charges.

👉 Construisons ensemble un projet adapté à vos produits, à vos participants et aux contraintes de chaque étape.